Por quanto tempo guardar documentos?

Este artigo é de interesse geral, pois a partir do momento que somos inscritos no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), temos inúmeras responsabilidades e contas para pagar, então, como utilidade pública, trago essas informações valiosas para vocês.

Quais comprovantes que devem ser guardados e por quanto tempo?

Alguns documentos devem ser guardados pelo tempo proporcional ao direito da instituição de cobrar uma suposta dívida – independente do Imposto de Renda.

Veja quais são eles e por quanto tempo você deverá mantê-los:

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Documentos que devem ser guardados por 1 ano

  • Seguros em geral: vida, casa, veículo: guardar por no mínimo um ano após o término da vigência do contrato.
  • Extratos bancários

Documentos que devem ser guardados por 3 anos

  • Recibos de pagamento de restaurantes, em caso de ressarcimentos em empresas
  • Recibos de pagamento de hotéis e hospedagens em geral, em caso de ressarcimentos em empresas
  • Recibos de pagamento de aluguel

Documentos que devem ser guardados por 5 anos

  • Contas pagas de tributos como luz, água, gás e telefonia móvel e celular
  • Impostos e taxas municipais e estaduais como IPVA, IPTU e bombeiros
  • Mensalidades escolares
  • Contas de cartão de crédito
  • Plano de saúde
  • Recibos de profissionais liberais (médicos, dentistas, advogados, arquitetos, etc)
  • Recibos de serviços como cursos (como idiomas ou artes), treinamentos esportivos (natação, dança, lutas, academias de ginástica, etc)
  • Pagamento de empréstimos e financiamentos bancários

Documentos que devem ser guardados por 6 anos

  • Declaração de Imposto de Renda.

Documentos que devem ser guardados por 10 anos

  • Taxas de condomínio

Prazos de conservação de outros documentos

Alguns documentos devem ser guardados por tempo correspondente às particularidades de suas respectivas naturezas:

  • Contratos: devem ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito;
  • Notas Fiscais e Certificados de Garantia: garantias são válidas apenas com a apresentação da nota fiscal do bem que foi adquirido. Portanto devem ser guardadas juntas. No entanto a Garantia se extingue com o prazo de sua própria vigência; já a nota fiscal deve ser mantida durante o tempo de vida útil do produto;
  • Financiamentos de Produtos: guarde todos os comprovantes até que o produto seja quitado;
  • Compra de Imóveis: casas, apartamentos, espaços comerciais e terrenos devem ter suas propostas, contratos e comprovantes de pagamento mantidos até suas lavraturas e registros imobiliários terem saído;
  • Consórcios: até o encerramento da relação financeira;
  • Documentos para aposentadoria junto ao INSS: 20 anos;
  • Detran, Cartórios, Prefeitura, Juizados Especiais Cíveis, Fóruns: possuem regras próprias. Informe-se junto a cada instituição;

Declaração de Quitação de Débitos

Algumas instituições são obrigadas, por lei federal, a fornecer, no mês de maio, declarações de quitação de débitos, que substituem os documentos pagos no período de sua vigência.

Alguns exemplos são: luz, água, telefone, escolas e cartões de crédito.

A declaração, no entanto, só é fornecida se o consumidor estiver totalmente quite com os pagamentos do período anterior.

Dicas

Algumas dicas podem facilitar sua vida para guardar esses documentos, pois sabemos que não são poucos e alguns até apagam (extratos bancários) conforme o tempo vai passando.

Então, o que eu posso ajudá-los é:

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    • Escaneie os documentos e guarde tudo em seu computador ou em um HD externo;
    • Se você é daqueles que gosta de ter tudo em papel, compre um arquivo e guarde em pastas: Por exemplo: abra a pasta Concessionárias, subdivida por Luz, Água, Telefonia, TV, etc. Mantenha os documentos em ordem decrescente, ou seja, a primeira conta é a de janeiro de 2015 por exemplo, a seguinte de fevereiro do mesmo ano e assim vai, de forma que a conta mais recente fique em primeiro lugar.
    • Use pastas sanfonadas: se a demanda de suas contas é pequena, optar por pastas anuais e separar as concessionárias e estabelecimentos comerciais é interessante e ocupa menos espaço. Uma pasta sanfonada é suficiente, nomeando-se os tipos de documentos nas abas.

Você deve guardar as contas pagas; documentos pessoais de todos os familiares (cópias e originais que não ficam com o dono), como certidão de nascimento, carteira de vacinação, RG, título eleitoral, certificado de alistamento, carteira de trabalho, passaporte, seguros e documentos de convênios médicos; bem como, recibos dos prestadores, notas fiscais de bens adquiridos, comprovante de entrega da Declaração do Imposto de Renda com os documentos que comprovem a inserção na declaração; documentos imobiliários; documentos dos bens, como os do automóvel e seus impostos; carteira de vacinação e outros documentos dos animais de estimação; contratos bancários; contratos diversos, inclusive de trabalho; histórico escolar e outros documentos e diplomas. Pode-se também guardar menções na imprensa.

Outra dica é digitalizar documentos pessoais

Além de históricos e contratos é uma sábia escolha, que mantém uma cópia do documento integral. Manter esses documentos digitais na web é uma ótima solução em caso de catástrofes ou mesmo de simples perda.

A prevenção e o cuidado são sempre importantes, inclusive com essa papelada. É impossível prever o futuro, e esses documentos importantes podem ser necessários quando menos se espera. Será um tempo gasto com algo extremamente útil, e que toda a família pode se reunir para montar o arquivo e o conservar.

Espero que essas dicas possam te ajudar.

Erica

Meu nome é Erica Avallone, tenho 26 anos e sou advogada. Estou aqui para informá-los sobre seus direitos e ajudá-los a protegê-los.

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